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Schneller Zugriff auf wichtige Dokumente – nicht nur im Notfall

Ob Ausweisdokumente, Originalvertrag der Lebensversicherung, der Kaufvertrag des Hauses oder der Kfz-Brief des Autos. Das alles sind Dokumente, die wichtig und besonders schützenswert sind. Denn wenn sie gestohlen oder zerstört werden, ist die Wiederbeschaffung oft zeitaufwendig und kann sehr teuer werden.

Nach einer aktuellen, repräsentativen Umfrage* des Digitalverbands Bitkom, digitalisieren die Deutschen Dokumente zunehmend auch privat. Fast jede zweite Person speichert ihre Dokumente inzwischen auch digital.

Gründe für die Digitalisierung von Dokumenten

  • Schutz vor Verlust
  • Schutz vor Beschädigung durch Feuer, Wasser
  • Schutz vor „Nicht-Wiederfinden“
  • schnellere Auffindbarkeit mit durchsuchbaren PDF-Dateien
  • platzsparende Ablage
  • kontinuierlicher, schneller Zugriff auf die Dokumente zu jeder Zeit und überall

Gerade im Katastrophenfall geht es darum, schnell Zugriff auf wichtige Dokumente zu bekommen, um z.B. Schadensersatz beantragen zu können oder Identität und Besitzansprüche nachweisen zu können. Aber auch der Schutz von Dokumenten, für die nicht so einfach Kopien oder Ersatz auszustellen sind und die somit für immer verloren wären, ist eine digitale Absicherung besonders wichtig (z.B. Arbeitszeugnisse, Arztbefunde)

Welche Dokumente sollten digital gesichert werden

  • Versicherungs- | Rentenunterlagen
  • Zeugnisse | Urkunden
  • Ausbildungsnachweise
  • Arbeitsverträge
  • Gehalts- | Lohnabrechnungen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Impfausweise
  • Geburts-, Heirats-, Sterbe-Urkunden
  • Ausweise und Meldebescheinigungen
  • Führerschein und Fahrzeugbrief
  • Kaufverträge (Auto, Grundstück, Haus)
  • Vertragsunterlagen
  • Steuerunterlagen und -bescheide
  • Arztbefunde
  • Bauunterlagen
  • Studienunterlagen
  • Immatrikulationsbescheinigungen

Wo sollten digitale Kopien von wichtigen Dokumenten aufbewahrt werden?

Originaldokumente und Urkunden in Papierform oder Wertgegenstände sind selbstverständlich sicher in einem Bankschließfach untergebracht aber im Katastrophenfall kann der Zugang zur Bank eingeschränkt oder sogar unmöglich sein.

Die digitale Archivierung in der Cloud bietet die Möglichkeit unabhängig von Umweltbedingungen oder unberechtigtem Zugriff seine Dokumente sicher aufzubewahren.

Worauf sollte bei der digitalen Ablage in der Cloud geachtet werden?

  • Sicherung der Daten auf Servern in Deutschland oder Europa
  • Welche Nutzungsrechte mit der Inanspruchnahme des Speicherplatzes verbunden sind
  • Hoher Verschlüsselungsgrad der eigenen Daten
  • Unabhängige Administratorenrechte, um Organisation und Zugriffsrechte auf die eigenen Daten selbst verwalten zu können

Welche wichtigen Vorteile bietet die Speicherung der Dokumente in der Cloud?

  • Sicherung der Daten auf Servern in Deutschland oder Europa
  • Welche Nutzungsrechte mit der Inanspruchnahme des Speicherplatzes verbunden sind
  • Hoher Verschlüsselungsgrad der eigenen Daten
  • Unabhängige Administratorenrechte, um Organisation und Zugriffsrechte auf die eigenen Daten selbst verwalten zu können

Was ist mit Menschen die nur eingeschränkten Zugang zum Internet haben oder nur wenig digital affin sind?

Auch wenn nicht jeder die technischen oder persönlichen Voraussetzungen für die digitale Erfassung von Unterlagen hat, muss dies keine Hindernis sein, wichtige Dokumente digital abzulegen. Es könnten sich neue Dienstleistungsmodelle ergeben– so könnten städtische oder private Anbieter wie z.B. Coworking-Spaces das Einscannen und Hochladen in die Cloud, als Dienstleistung anbieten und öffentliche Terminals zur Verwaltung der digitalisierten Dokumente zur Verfügung stellen.

Welchen Beitrag kann die WETOG-Plattform zur sicheren Aufbewahrung und Verwaltung von persönlichen Dokumenten bieten?

  • eine europäische Plattformlösung
  • Hosting der Daten in den entsprechenden Ursprungsländern der Nutzer (somit ist eine Datenschutzkonformität länderspezifisch gewährleistet)
  • registrierten Usern steht ein Account mit 5GB zur Verfügung
  • Dokumentenmanagement
  • Absicherung der Daten mit der Verschlüsselung LIQRYPT®
  • Zusätzliche Absicherung durch Blockchain möglich
  • Zusammenarbeit mit Versicherungen, Banken, Rechtsanwälten oder Hilfsorganisationen wie HELP.Ngo oder dem DRK

Die WETOG Plattform bietet allen registrierten Usern die Möglichkeit wichtige Dokumente ablegen und verwalten zu können – bei größtmöglichem Schutz der Daten und Selbstbestimmung wer auf die persönlichen Daten Zugriff hat.

*Quelle: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Abschied-vom-Papierberg-Fast-die-Haelfte-der-Bevoelkerung-digitalisiert-Dokumente

Bildquelle: unsplash.com